株式会社スマートソフトウェア（以下、当社といいます）は、ITに関する全てのサービスでビジネスの企業、個人を問わず新価値創造を支援する企業として、個人情報保護の重要性を強く認識し個人情報の取扱いに関する法令、行政機関が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護方針を次の通り定め、役職員は勿論、業務に従事する全ての関係者に周知徹底を図ります。

当社は
・JIS Q 15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステム（個人情報を保護するための方針、体制、計画、実施、運用の確認および見直しを含むマネジメントシステム）を確立し、これを実施し、維持し、継続的に改善していきます。
・個人情報の取得、利用、提供に際しては、所定の規則を遵守し、目的外利用を行わず、適切な取扱いを実施するために十分な措置を講じます。
・個人情報の安全管理のために必要かつ適切な対策を講じ、個人情報の漏えい、き損または滅失の防止および是正を行います。
・個人情報の苦情や相談に関して、適切かつ迅速に対応し、問題の解決を図るよう努めます。

原則

当社では、個人情報の取り扱いに際して、「個人情報保護方針」に従うと共に、下記の事項を遵守してまいります。
お客様から個人情報を取得させて頂く場合には、その利用または提供目的を明らかにした上で個人情報の取得をいたします。
お客様から取得させて頂いた個人情報の利用につきましては、予めお客様に明示させて頂きました目的の範囲内での利用に限定致します。
取得の際に明示した目的の範囲を超えてお客様の個人情報を利用する必要が生じた場合には、その都度お客様にご通知の上、必要な手続きを取らせて頂きます。

個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先

・個人情報保護管理者：岡村
・連絡先：当社ホームページの「お問い合わせ窓口」へお願いします。

利用目的

当社は、以下の利用目的の範囲内で個人情報及び保有個人データを利用いたします。なお、個別に利用目的を通知・公表する場合には、その利用目的によるものとします。

個人情報及び保有個人データの類型	利用目的
お客様等	お客様との業務上の連絡 契約の履行 製品保守やサポート、アフターサービス等各種サービスのご提供 当社が取り扱う商品・サービスに関するご案内 お取引先様とのお問い合わせまたはご依頼等への対応
ビジネスパートナー様社員や派遣社員	各種契約の履行に基づくビジネスパートナー様社員や派遣社員のご本人の確認
株主様情報	会社法その他の関係法令への対応および当社の義務履行
従業員（採用応募者、退職者含む）	雇用、採用等の人事労務管理および経理、総務等の業務上の確認 入社希望者の採用選考に関わる連絡・情報提供及び事務 当社役職員等従業者の人事／要員管理
その他	ご本人に事前にお知らせしご同意頂いた利用目的

注）16歳未満の方が個人情報を提供される場合は、保護者の方のご同意のもとご提供頂くようお願いいたします。
注）個人情報は、当社が名刺交換をさせて頂いた名刺に記載された個人情報を含みます。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社における個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。

1. 個人情報保護の基本方針の策定
　個人データの適正な確保のため、関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて基本方針を策定しています。
2. 個人データの取り扱いに係わる規律の整備
　取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱い規定を策定しています。
3. 組織的安全管理措置
　個人データの取扱に関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱い規定に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
4. 人的安全管理措置
　個人データの取扱に関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施し、従業者による個人データ管理手続の順守状況を定期的に確認しています。 個人データの秘密保持に関する契約を従業者と締結しています。
5. 物理的安全管理措置
　個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び使用する機器、電子媒体等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。
6. 技術的安全管理措置
　アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を決定しています。 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄について規定を策定しています。
7. 外的環境の把握
　外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。
　※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。

個人情報の委託

当社では、業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対し必要な範囲で個人情報の取り扱いを委託する場合がありますが、この場合は、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。

1. 株式会社スマートソフトウェアに関連するお客様情報、経営情報、技術情報を適切に保護する。
2. 関連する国内国外の法規制要求事項を順守する。
3. スタッフが情報セキュリティに対する責任と手順を認識し、十分に訓練されていることを確実にする。
4. 事業継続計画を導入し、災害時にも当社のサービスを継続することを確実にする。
5. 基本方針の違反者に対し、服務規定に則り、厳格な措置をとることとする。

通話の録音

当社では、お電話による対応に正確を期すため、通話を録音させて頂く場合がございます。

第三者への提供

当社では、委託先へ委託する場合および以下のいずれかに該当する場合を除き（個人番号をその内容に含む個人情報の場合は以下の3〜5を除き）個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。

1. ご本人のご同意を頂いている場合
2. お客様からのお問い合わせや、商品・サービスに関するアフターサービス等の業務を提供する為に必要である場合
3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意を頂くことが困難である場合
4. 国または地方公共団体等が法令の定める事務を実施するうえで協力する必要がある場合であって、ご本人のご同意を頂くことにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. その他法令に基づき開示・提供を求められた場合

サービスの提供について

当社は、お客様に有益と思われる当社の商品・サービス等の情報を電子メールまたはダイレクトメールでお客様に送信または送付させて頂く場合がございます。
お客様が、このような電子メール、ダイレクトメールの送信・送付をお望みにならない場合、その旨を当社にご連絡頂ければ、このような送信・送付を中止致します。

個人情報の苦情、開示・訂正・利用停止・削除等

取得させて頂いた個人情報に関する苦情及び、開示・訂正・利用停止等を希望される場合は、下記『お問合せ窓口』により、ご本人または代理人であることを確認した上で、合理的な期間、範囲内で対応いたします。
なお、関係法令に基づき保有している個人情報に関する利用停止・削除等のお申し出に対しては応じられない場合がありますのでご了承ください。
開示等のご要望がありましたら、ご本人またはその代理人から下記『お問合せ窓口』へ、そのお申し出を行っていただきます。お申し出の内容によっては、ご本人またはその代理人のご本人確認の書類の提出、当社規定の申請書により行っていただく場合がございます。 お申し出の内容について、調査及び検討し、その回答の可否及び内容を当社規定に基づきお手続きいたします。
書面またはお電話、電磁的記録等の提供も含めて当該本人が指定した方法等によりお申し出への回答をいたします。お電話による回答は、事前にご本人にご了承いただいた上で行います。
また、「開示」および「利用目的の通知」をご依頼の場合は、手数料を請求させて頂く場合がございますのでご了承ください。

個人情報保護方針に関するお問い合わせは、当社ホームページの「お問い合わせ窓口」へお願いします。
　個人情報お問い合わせ窓口：　https://www.smartsw.co.jp/contact.html